Assistant(e) de Projet

Responsabilités

Assistance administrative et logistique aux Directeur et Directeur Adjoint du Projet, ainsi qu’aux Managers de l’équipe de projet, principalement :

· En qualité de collaborateur(trice) direct(e) des Directeurs, compléter les tâches assignées par les Directeurs de projet de manière efficace et en temps opportun.

· Assurer la circulation de l’information entre la Direction de projet et les différents Managers. Rédiger et Diffuser les notes de service. Classer et archiver les documents du projet. Maintenir à jour l’archivage des documents.

· Accueillir les visiteurs et nouveaux arrivants.

· Prendre en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la Direction avec les services internes et organismes externes. Gérer le planning des rendez-vous et des réunions de travail, préparer et organiser les réunions, préparer les dossiers préalables et les présentations, rédiger et/ou centraliser les comptes-rendus. Prise de notes dans certaines réunions en accompagnant des Directeurs.

· Organiser les missions des Directeurs et des Managers (vols, hôtels, etc.).

· Tenir à jour le planning de présence des membres de l’équipe

Profil et Expérience

§ Formation : Bac + 5 ans

§ Minimum de 10 ans d’expérience dans des projets Oil & Gas

§ Expérience en soutien administratif et gestion de projets

§ Bonne compréhension et connaissance des requis et besoins d’un secrétariat

§ Bonne connaissance des outils informatiques de bureautique, tel que Microsoft Office

§ Excellentes compétences relationnelles et capacités de communication écrite et orale

§ Sens aigu de la confidentialité

§ Excellent sens de l'organisation et de la planification

§ Capable de travailler de façon autonome, de prendre des initiatives, d’être flexible, proactif et fiable

§ Très bonne maîtrise du français et de l’anglais