Assistant(e) Administratif

Rythme Jours et horaires de bureaux en France

Lieu Paris - La Défense - présence en bureau plusieurs jours par semaine

Démarrage01/03/2024

Durée 1 an renouvelable

1- Descriptif de la mission

• Garantir l’intégrité et la disponibilité de la documentation et de l’archivage, essentiels à l’activité de l'entreprise,
• Assurer le lien avec les différentes équipes, réparties sur des sites distants,
• Respecter les règles éthiques Groupe et du code de conduite en particulier en matière de Contrats/Achats,
• Réaliser la coordination administrative :
  • Réceptionner et diffuser le courrier.
  • Réceptionner les communications téléphoniques et les visiteurs,
  • Composer et mettre en forme des documents : courriers, notes, comptes rendus, présentations, etc…
  • Composer, enregistrer et diffuser le rapport mensuel d’activité, le tableau de bord des KPI, les indicateurs HSE,
  • Mettre à jour les supports de communication RETIA (pages WAT, …),
  • Administrer et gérer le système documentaire, les procédures et l’archivage,
  • Effectuer les commandes de fournitures de bureau et des EPI et gérer le stock,
  • Suivre les plannings de réunions, de congés, d’absences et de missions,
  • Réserver les salles de réunions,
  • Assurer l’assistance dans l’organisation des séminaires RETIA ou de réunions à l’extérieur du siège (réservation site, suivi des invités, organisation pratique, réservation de cars, etc.),
  • Organiser et gérer toutes demandes administratives des équipes (gestion des badges d’accès aux immeubles, de l’informatique, etc…),
  • Organiser les voyages des différentes équipes et effectuer le suivi des notes de frais associées.

2- Livrables

• Rapport de fin de prestation

3- Prérequis Techniques

• Expertise avancée en matière d’assistance administrative
• Expertise en matière d’outils bureautiques Word, Excel et de type Windows 365, Teams, Sharepoint
• La langue de la prestation est le français avec un besoin ponctuel d’utiliser l’anglais
• Approche méthodique et rigoureuse de la réalisation des tâches