Sourcing Transformation & Functional Lead

Participer à la transformation Sourcing et au build du futur module GEP

Il s'agit de l'axe principal de la mission.

Après une phase d'appropriation des processus et outils Sourcing existants, la/le prestataire participera activement, aux côtés du Business Process Owner et des différentes parties prenantes, au design, au build, aux tests et au déploiement du futur module Sourcing dans GEP.

À ce titre, la mission couvrira notamment :

• l'analyse et la formalisation des processus Sourcing existants et futurs
• la contribution au design fonctionnel du nouveau module
• l'apport d'une expertise métier Sourcing et de bonnes pratiques achats afin de challenger et optimiser les processus existants
• l'identification et la formalisation des besoins métier et des évolutions nécessaires
• la participation aux différentes phases de build et de validation de la solution
• la préparation, l'organisation et l'exécution des User Acceptance Tests (UAT)
• la contribution à la préparation du déploiement et à la sécurisation du go-live
• l'identification des opportunités de simplification et d'amélioration des parcours utilisateurs

La mission comprend également la contribution au décommissionnement de SAP Ariba, en particulier la sécurisation et la gestion des données relatives aux événements Sourcing en cours et passés, en coordination avec les équipes IT dédiées.

Accompagner l'adoption et animer la communauté Sourcing

La/le prestataire jouera un rôle actif dans l'adoption des outils, des processus et des nouvelles pratiques Sourcing par la communauté des acheteurs.

La mission inclura notamment :

• l'organisation de formations régulières et de sessions ponctuelles adaptées aux besoins des utilisateurs
• l'organisation de webinaires lors des évolutions majeures des outils ou des processus
• la préparation des utilisateurs au futur environnement GEP
• l'animation de la communauté des utilisateurs Sourcing
• la diffusion des bonnes pratiques, en mettant un accent particulier sur l’IA
• l'identification des difficultés d'adoption et des irritants utilisateurs
• la collecte et la qualification des besoins d'évolution
• la mise en place d'actions permettant de renforcer l'autonomie des utilisateurs

L'objectif est d'assurer une adoption durable des solutions tout en faisant de la communauté utilisateurs une source active d'amélioration continue.

Piloter l'amélioration continue des outils et processus Sourcing

En tant que relais fonctionnel du Business Process Owner, la/le prestataire contribuera au pilotage et à l'amélioration continue de l'écosystème Sourcing.

Elle/il sera notamment amené(e) à :

• analyser les retours utilisateurs et les incidents récurrents
• identifier les causes racines et proposer des solutions adaptées
• challenger les processus existants et identifier les opportunités de simplification
• qualifier et prioriser les demandes d'évolution fonctionnelle
• assurer l'interface avec les équipes métier, IT et les éditeurs
• participer aux tests et à la validation des évolutions
• contribuer au suivi de la qualité de service et de l'adoption des outils
• participer à la gouvernance fonctionnelle des outils Sourcing

La/le prestataire devra être force de proposition et apporter son expertise afin d'accompagner l'évolution des pratiques Sourcing

Structurer et transférer le support Niveau 1 vers le Shared Service Center

Durant la phase initiale de la mission, la/le prestataire assurera le support des utilisateurs des solutions existantes afin d'acquérir une connaissance approfondie des usages, des principales difficultés rencontrées et des besoins de la communauté.

Cette phase d'immersion permettra notamment de comprendre les problématiques liées :

• à la création et au lancement des événements
• aux erreurs de paramétrage ou d'utilisation
• à la gestion des événements en cours
• à l'application des processus et bonnes pratiques Sourcing
• Cette activité de support Niveau 1 est transitoire et a vocation à être transférée au Shared Service Center. Elle ne constitue pas le cœur de la mission

La/le prestataire aura ainsi pour responsabilité de concevoir, organiser et sécuriser ce transfert, notamment par :

• la définition du modèle opérationnel de support L1/L2
• la clarification des périmètres et règles d'escalade entre les différents niveaux de support
• la définition des KPI et SLA permettant de piloter l'activité
• la mise en place d'un formulaire dédié dans ServiceNow
• la formalisation des procédures nécessaires
• • la formation et la montée en compétences des équipes du Shared Service Center
• le suivi de la qualité du support après transfert

À l'issue de cette transition, la/le prestataire assurera principalement le support Niveau 2, en coordination avec les équipes IT dédiées et les éditeurs lorsque nécessaire.

Assurer l'administration fonctionnelle et la coordination avec les équipes IT et éditeurs

La/le prestataire contribuera également à l'administration fonctionnelle des solutions Sourcing et à leur bon fonctionnement.

Cela comprend notamment :

• le traitement des problématiques fonctionnelles de Niveau 2
• la qualification des incidents nécessitant une intervention IT ou éditeur
• la création et le suivi des tickets auprès des équipes concernées
• la coordination des investigations et corrections
• la réalisation des tests fonctionnels lorsque nécessaire
• la communication avec les utilisateurs et les équipes de support
• la capitalisation sur les incidents afin d'enrichir les connaissances et d'éviter leur récurrence.

Cette activité devra également permettre d'alimenter l'amélioration continue du produit et des processus.

Assurer le Knowledge Management et la pérennité des processus

La/le prestataire contribuera à maintenir un référentiel documentaire fonctionnel clair et efficace, permettant de garantir l'autonomie des utilisateurs et la pérennité des processus.

La mission couvrira principalement :

• le maintien et l'évolution de la documentation fonctionnelle et des supports utilisateurs sur les outils existants (hors GEP)
• la formalisation des processus, bonnes pratiques et modes opératoires nécessaires à l'adoption des outils
• la création de supports simples et adaptés aux besoins des utilisateurs : Quick Reference Guides, démonstrations courtes, fiches pratiques, etc.
• la documentation nécessaire au transfert des activités vers le Shared Service Center
• la contribution à la documentation et aux supports nécessaires au déploiement du futur module Sourcing GEP

L'objectif n'est pas uniquement de produire de la documentation mais de mettre en place un Knowledge Management permettant de favoriser l'autonomie, l'adoption et la transmission des connaissances.

Profil Attendu

Pour réussir cette mission, la/le prestataire devra disposer d'une expérience confirmée des processus Source-to-Contract et plus particulièrement des activités Sourcing.

Les compétences et qualités recherchées sont notamment :

• très bonne maîtrise des processus métier Sourcing et des bonnes pratiques achats associées
• expérience de projets de transformation digitale Achats et/ou d'implémentation de solutions S2C
• capacité à comprendre, analyser et challenger des processus fonctionnels
• capacité à traduire des besoins métier en exigences fonctionnelles
• expérience des phases de design fonctionnel, tests/UAT, déploiement et change management
• forte capacité d'analyse, orientation solution et le sens du client
• capacité à être force de proposition
• expérience ou appétence forte pour l'amélioration continue
• capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples et projets transversaux parallèles : Procurement, utilisateurs, BPO, IT, éditeurs et Shared Service Centers
• excellente pédagogie et aisance relationnelle
• capacité à animer des formations et des communautés utilisateurs
• bonne organisation, autonomie et rigueur
• parfaite aisance en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit

Connaissance des outils

• connaissance de SAP Ariba fortement appréciée
• expérience d'une solution Sourcing / Source-to-Contract du marché souhaitée
• connaissance de GEP appréciée
• connaissance de ServiceNow ou d'un outil similaire de gestion des demandes/support constituant un plus
• très bonne connaissance de la suite Microsoft