Document Controller Direction Project

Lieu : Terminal de Montoir-de-Bretagne

Durée : 6 renouvelables sur une durée d’au moins 2 ans.

Contexte de la mission

Le Doc Controller est rattaché fonctionnellement aux Chefs de Projets et hiérarchiquement au Responsable Adjoint de la Direction Projets.

Les principales missions du Doc Controller seront ainsi :

• La mise à plat de la gestion documentaire du Département Projets (état des lieux, proposition d’organisation et mise en œuvre)
• L’accompagnement au déploiement d’un outil de gestion de projet, Procore, pour le projet Ulysse

Tâches

Une procédure de gestion documentaire devra être établie pour définir les règles pour les livrables, telles que les règles de nomenclature, d’enregistrement, de diffusion et de retour de commentaires des livrables, de constitution des DPE (Dossiers Provisoires d’Exploitation), de constitution des DFA (Dossiers de fin de d’Affaires) en interface avec le MOE

Pilotage

• Contribuer, en étant force proposition, à la mise en place des processus de gestion documentaire de la direction projets et du projet Ulysse en particulier et au déploiement du DMS (Document Management System / Outil de GED qui sera retenu) et à l'organisation du processus de révision et d'approbation des documents
• Être un des administrateurs du DMS, et à ce titre former et assister les équipes sur l’utilisation des outils et des bonnes pratiques de gestion documentaire
• Fournir toutes les informations pertinentes nécessaires pour les rapports de projet, collaborer avec les PMO dans leurs fonctions
• Mettre en place et suivre les indicateurs de suivi documentaire (KPI)
• Animer le Sharepoint du projet.

Gestion documentaire

• Assurer l’archivage de l’ensemble des documents de la Direction Projets
• Assurer la gestion, la circulation et l’enregistrement des documents techniques, contractuels, achats, réglementaires, administratifs, HSE et financiers du projet
• Vérifier l'avancement de la production des documents et produire des rapports complémentaires à ceux de la MOE
• Mettre en place et maintenir une arborescence documentaire cohérente, accessible et sécurisée, en conformité avec les exigences du projet et le Procédure de classement de la documentation d’Elengy
• Organiser et suivre la numérotation, l'archivage et la mise à jour des documents (plans, cahiers des charges, rapports d’essai, PV de réunion etc.)
• Assurer le contrôle de la version des documents et garantir que les informations circulent de manière fiable entre les parties prenantes (maîtrise d’œuvre, fournisseurs, sous-traitants, etc.)
• Assurer avec le Coordinateur Etudes, le suivi et la consolidation des commentaires techniques émanant des différentes parties prenantes (équipe Projet, équipe ERT, l’entreprise d’assistance technique à la maitrise d’ouvrage)
• Assurer le suivi et l’enregistrement des échanges importants entre l’équipe projet et les autres acteurs du projet ; assurer le traitement des mails de l’adresse électronique générique du projet
• Contribuer le cas échéant avec le Contract Manager à l’analyse et synthèses des échanges afin de répondre à des réclamations éventuelles
• Assurer le suivi des démarches administratives (permis de construire etc.).

Interface avec la Maîtrise d’Œuvre

• Servir d’interlocuteur principal pour la gestion documentaire entre la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre
• Organiser les revues de documents et leur validation avec la maîtrise d’œuvre, les équipes techniques et les autres parties prenantes du projet
• Garantir le respect des délais de transmission des documents et le respect des critères de qualité documentaire (formalisme, conformité, lisibilité)
• Suivi de la relation contractuelle avec le MOE relative à la documentation : contrôler le respect des jalons/échéances/règles de communication et de transmission entre le MOE et les Contractants ; contrôler que le MOE ne crée pas de retard dans le processus de surveillance des études d’exécution des contractants
• Être l’interface entre B3D (bureau de dessin du Terminal Méthanier) et la MOE pour s’assurer de la bonne constitution et mise à disposition des Dossiers Provisoires d’Exploitation et Dossiers de Fin d’Affaires.

Suivi et contrôle des flux documentaires

• Contrôler la bonne réception des documents et garantir leur traitement rapide et complet dans les systèmes de gestion documentaire
• Identifier et résoudre les problèmes liés à la gestion des documents (retards, erreurs de version, conflits d'information)
• Préparer les rapports d’avancement sur la gestion documentaire et alerter la direction en cas d’anomalies ou de non-conformités

Compétences requises

• Formation Bac +2/3 en gestion documentaire ou gestion de projet ou toute formation équivalente
• Expérience d’au moins 3 à 5 ans dans un poste similaire, idéalement acquise dans le secteur industriel, en gestion documentaire de projets complexes
• Une expérience préalable en interface avec des équipes techniques au sein d’un projet Oil & Gaz et/ou EPC (Engineering Procurement and Construction) serait un plus.